سیستم مکاتبات امکان مدیریت بر گردش مستندات و مکتوبات را در یک سازمان فراهم می نماید . این مکتوبات شامل مستندات و نامه های مرسوم سازمانی ، فرم های پویا ، مستندات در گردش سایر نرم افزارهای مرتبط  ، فاکس ها ، نامه های پست الکترونیکی می باشد .

خصوصیات مهم :
•  تسهیل ارتباطات مکتوب سازمان هایی با گستردگی جغرافیایی
•  ارتباط با مخاطبین سازمان از طریق پورتال های سازمان
•  تسهیل ارتباط با سایر سازمان ها
•  شفاف شدن و مستند شدن تعاملات اداری
•  مدیریت و نظارت و تعریف گردش کار و عملیات مربوط به مستندات
•  بهبود فرایندهای اداری
•  کنترل و سازماندهی دسترسی افراد به مستندات و مکتوبات سازمانی
•  امکان پاسخگویی به ارباب رجوع به صورت مکانیزه
•  سادگی استفاده و گسترش همه جانبه در سازمان
•  امکان ارتباط با سایر بخش های تولید کننده اطلاعات
•  طراحی یکپارچه و پشتیبانی از عملیات و مستندات مختلف سازمانی از جمله نامه های اداری ، فرم های پویا ، فاکس ها  ، نامه های پست الکترونیک ، پیش نویس ها  ، مستندات اداری مالی ، تعاملات شخصی ، گردش کار ، انتساب مستندات مختلف به چرخه های از پیش تعیین شده  .

فاکس  :
•  پشتیبانی از خطوط تلفن متعدد در نقاط جغرافیایی گوناگون .
•  امکان دریافت مکانیزه فاکس های سازمان در قالب خاص و مستقل فاکس در کلیه قسمت های مجموعه نرم افزاری امکان تبدیل و ارسال مستندات به صورت فاکس  .

مولد فرم های پویا  :
با استفاده از این زیر سیستم سازمان می تواند در سطح دپارتمانهای متفاوت و یا در سطح کل سازمان فرم های خاص خود را تعریف نماید . فرم های تعریف شده به عنوان مستندات قابل استفاده در قسمت های مختلف سیستم به گردش در می ایند و با استفاده از امکاناتی مانند بایگانی و جستجو همواره در دسترس مدیران و مسئولان مربوطه می باشند .
با توجه به گستردگی استفاده از این فرم ها در سطح سازمان و یکپارچگی این زیر سیستم با سایر قسمت های مجموعه از جمله امکان گردش در قالب روال های تعیین شده در زیر سیستم گردش کار مجموعه گسترده ای از نیازهای خاص سازمان مانند نظام مشارکت و یا سیستم رزرو نقلیه و نیازهایی از این قبیل توسط این زیر سیستم در کنار سیستم مدیریت گردش کار مرتفع می گردد .

پست الکترونیک :
•  پشتیبانی از ادرس های پست الکترونیک متعدد برای افراد
•  استفاده از ویرایشگر چند زبانه قوی
•  ارتباط با انواع سرورهای پست الکترونیکی

مدیریت گردش کار :
•  قایلیت تعریف چرخه های از پیش تعیین شده جهت گردش مستندات و مکتوبات تولید شده
•  فرایندهای مربوط به ارسال و دریافت نامه
•  ویرایشگر داخلی ورد
•  ارجاعات الکترونیک
•  فاکس
•  جستجو
•  گزارش گیری
•  ارشیو شخصی
•  بایگانی


کنترل سطح دسترسی  :
سطوح دسترسی کاربران از دو بعد تحت کنترل قرار می گیرد . هر یک از کاربران این سیستم بسته به حوزه مسئولیت های خود دسترسی های خاصی را در سطح امکانات سیستم دارا می باشد . محیط کاری و امکانات نرم افزاری هر کاربر با توجه به دسترسی های تعریف شده به وی نمایش داده می شود  .
دیگر اینکه کنترل سطوح دسترسی از نظر گروه کاری کاربران می باشد . بدین صورت که با توجه به گسترش نرم افزار در تمام سطوح سازمان و دپارتمان های مختلف هر کاربر فقط امکان تعامل با افراد حوزه کاری خود را دارا خواهد بود و مدیر سیستم تعیین می کند که هر کاربر در چه گروه های کاری عضویت داشته و با چه افرادی در تماس باشد . کاربران گرو ههای کاری نامرتبط در سیستم ، هیچ گونه ارتباطی با هم ندارند و حتی در قسمت های مختلف امکان مشاهده و اطلاع از حضور سایرین نیز از ان ها سلب می شود .

پشتیبانی از مستندات میکروسافت آفیس :
•  امکان دریافت و گردش مستندات میکروسافت آفیس
•  تهیه و تولید این گونه مستندات