معرفی سیستم :
سیستم تلفن گویا و پاسخگوی خودکار پیام گو به عنوان یک سیستم پاسخگوی 24 ساعته به تماسهای تلفنی جهت اتوماسیون بخشهای مختلف شرکتها سازمانها مراکز و .... مورد استفاده قرار می گیرد .
این سیستم می تواند با ارائه سرویسهای مختلف بسیاری از نیازهای مشتریان را از طریق تلفن مرتفع نماید و موجب صرفه جویی در هزینه زمان و هم چنین رضایتمندی مشتریان گردد .
با توجه به کاربردهای گوناگون و نیارهای متفاوت شرکتها و سازمانها علاوه بر ارائه امکانات کلی سیستمهای تلفن گویا می تواند به سرعت مطابق نیازهای موجود طراحی گردد .

امکانات و قابلیت های سیستم :

اپراتور خودکار  :
این سرویس به عنوان جایگزین منشی جهت اداره کلیه امور تلفنی به صورت خودکار به کار می رود پس از تشخیص زنگ و جوابگویی ، پیام خوش امدگویی پخش می شود و سپس سیستم تماس گیرنده را جهت اتصال به شخص و یا بخش مورد نظر راهنمایی می نماید در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی تماس گیرنده می تواند در صندوق صوتی شخص مورد نظر پیغام بگذارد همچنین در صورت انتخاب تماس گیرنده می تواند با اپراتور صحبت کند و اطلاعات تکمیلی درخواست نماید . این سرویس کلیه امکانات و قابلیتهای یک سیستم منشی خودکار را داراست و مطابق نیاز شرکت و یا سازمان برنامه ریزی می گردد .

امکان پاسخگویی به تماسها و پخش منوی صوتی جهت راهنمایی تماس گیرندگان :
پس از تشخیص زنگ ، سیستم به طور اتوماتیک تماس را پاسخ داده و پیام خوش امد گویی و منوی صوتی را پخش می نماید . سپس تماس گیرنده می تواند به دلخواه سرویس مورد نظر خود را با وارد کردن اعداد انتخاب نماید . این قابلیت جهت ارائه سرویسهای مورد دلخواه شرکت و یا سازمان نظیر پیگیریهای مالی و امور مربوط به چک ، معرفی نزدیکترین فروشگاه نمایندگی و یا شعبه شرکت به تماس گیرنده ، پی گیریهای نامه ها و امور اداری و یا هر نوع سرویس مورد نظر مشتری به کار می رود .

امکان ارائه صندوق صوتی  :
به کمک این سرویس مشتریان می توانند در صندوق صوتی کارمندان و یا مدیران شرکت پیغام بگذارند و به عنوان صندوق صوتی از ان استفاده کنند این پیغام ها توسط کارمندان شرکت و از طریق برنامه و یا از طریق تماس تلفنی قابل پخش و بررسی می باشند .

امکان ارائه سرویس پرسش و پاسخ از طریق تلفن در تمام طول شبانه روز :
مشتریان می توانند پرسش های مورد نظر خود را پس از تماس با شرکت اعلام نمایند ، سیستم بصورت خودکار پرسش انها را ضبط نموده و جهت پی گیری بعدی شماره ای را به سوال مطرح شده اختصاص می دهد . پس از ارائه پاسخ توسط پرسنل شرکت ، شخص تماس گیرنده می تواند با انجام تماس مجدد پاسخ مورد نظر خود را با ارائه شماره سوال مطرح شده دریافت نماید . این سرویس در ساعات غیر اداری می تواند کمک شایانی نماید .

امکان دریافت نظرات و پیشنهادات مشتریان جهت بهبود ارائه خدمات :
به منظور افزایش رضایتمندی مشتریان و جذب بازار بیشتر ، همواره نقطه نظرات مشتریان از اهمیت ویزه ای برخوردار می باشد . این سیستم امکان دریافت نظرات و پیشنهادات را به صورت خودکار امکان پذیر می سازد . مدیران و مسئولین مربوطه می توانند از طریق نرم افزار و یا ار طریق تماس تلفنی پیشنهادات و انتقادات ارائه شده را بررسی نمایند .

اطلاع رسانی گویا (امکان ارائه راهنمای صوتی جهت اطاع رسانی و یا پاسخویی به مشتریان) :
جهت تسریع و تسهیل در امر اطلاع رسانی و یا پاسخگویی به درخواست مشتریان می توان از این سرویس استفاده نمود . جهت معرفی محصولات ، اعلام فهرست قیمت ، ارائه امکانات و خدمات شرکت ، رفع اشکال ، خدمات پس از فروش و ... . پیغامهای مرتبط به صورت گفتاری ذخیره می شوند و در صورت انتخاب توسط مشتری برای وی پخش می گردند . از این طریق می توان در تمام طول شبانه روز به کمک منوی صوتی مناسب مشتریان را راهنمایی نمود و در هزینه نیروی انسانی نیز صرفه جویی به عمل اورد .

امکان جستجوی خدمات و محصولات شرکت و ارائه بهترین پیشنهاد :
در این بخش ابتدا اطلاعات کلی در مورد خدمات و سرویسها برای مشتریان پخش می شود  ، سپس سیستم با ارائه سوال و دریافت پاسخ از مشتری بهترین و نزدیکترین محصول و یا سرویس مورد نظر مشتری را به وی اعلام می نماید .

امکان شماره گیری تلفن مشتریان و اعلام پیغام به صورت خودکار :
به منظور یاداوری موضوعات مهم ، اعلام تبریک ، سرویسها و خدمات جدید شرکت و یا هر نوع پیغام دیگر می توان سیستم را برنامه ریزی نمود تا شماره تلفن مشتریان از بانک اطلاعاتی را شماره گیری کرده و پیغام مناسب پخش نماید .

امکان ارسال فاکس از اطلاعات مورد درخواست مشتری :
تماس گیرندگان می توانند به کمک منوی صوتی به طور اتوماتیک از انواع اطلاعات موجود فاکس دریافت نمایند . این اطلاعات می تواند شامل انواع خدمات شرکت ، فهرست قیمت محصولات ، اطلاعات مالی اقساط و هر گونه اطلاعات موجود در بانکهای اطلاعاتی سیستمهای شرکت باشد .


امکان ارسال اس ام اس به تلفن همراه مشتریان جهت اطلاع رسانی :
به منظور یاد اوری و یا اطلاع رسانی می توان سیستم را برنامه ریزی نمود تا برای مشتریان اس ام اس ارسال نماید  .


امکان ارسال پست الکترونیک برای مشتریان :
از دیگر امکانات سیستم جهت ارسال پیغام ، پیش فاکتور ، یاداوری ، تاریخ انقضاء قرارداد و یا هر گونه اطلاع رسانی طبق درخواست مشتریان ارسال پست الکترونیک می باشد .


امکان ارائه گزارشهای اماری از تماس های مشتریان :
جهت اطلاع از تعداد تماس ها و نوع خدمات درخواستی مشتریان سیستم امکان ارائه گزارشهای اماری را فراهم می نماید این گزارشات به تصمیم گیری های مدیریتی و نحوه ارائه انواع خدمات و میزان انها کمک می نماید .

امکانات مهم :
•  اتصال به انواع بانکهای اطلاعاتی

مزایای سیستم :
•  پاسخگویی به مشتریان به صورت شبانه روزی
•  صرفه جویی در زمان
•  صرفه جویی در هزینه نیروی انسانی
•  مستند سازی صوتی و ضبط پیامهای مشتریان به منظور پی گیریهای بعدی
•  سهولت اعلام انتقادات از جانب مشتریان که به بهبود خدمات قابل ارائه توسط شرکت می انجامد
•  افزایش روشهای ارائه خدمات به مشتریان و افزایش رضایتمندی انان
•  اطلاع رسانی اسان سریع و دقیق

برخی از کاربردهای تلفن گویا  :
•  در بانکها موسسات مالی و اعتباری بخش حسابداری سازمانها سرمایه گذاری و قرض الحسنه .
•  جهت اعلام مانده حساب اعلام موجودی انواع حساب پی گیری امور مربوط به چک نحوه اطلاعات افتتاح حساب شرایط اعطای وام  .
•  مراکز بزرگ دولتی سازمانها ارگانها و نهادها .
•  جهت پی گیری پرونده ها نامه ها و امور اداری ارتباط مستقیم با مدیریت یا مسئولین مراکز ، ثبت پیشنهاد و انتقاد پرسش و پاسخ از    مسئولین ، رسیدگی به امور مشترکین و مشتریان اطلاع از روال اداری و یا قوانین حاکم بر سازمان  .
•  مراکز اعلام بدهی مانند شرکت برق منطقه ای سازمان اب شرکت گاز شرکت مخابرات امور مشترکین تلفن همراه  .
•  جهت اعلام میزان استفاده مشترکین از خدمات ، رسیدگی به شکایات ، اعلام زمان رفع عیب ، پی گیری امور اداری ، نحوه ثبت نام و استفاده از خدمات و سرویسهای جدید .
•  دانشگاه ها و مراکز اموزشی جهت ثبت نام ، دریافت ریز نمرات ، اطلاعات دروس و دوره ها ارتباط با اساتید و مسئولین ، حوزه های فعالیت مراکز اموزشی ، وضعیت تحصیلی دانش اموز ، حوزه های سازمانی مراکز اموزش .
•  مراکز حمل ونقل و پایانه های مسافر بری جهت رزرو بلیط ، پی گیری مراسلات پستی ، دریافت اطلاعات از وضعیت حرکت وسایل نقلیه هوایی زمینی و راه اهن ، ارتباط با مسئولین ، اطلاعات مربوط به هزینه ارسال ، هزینه تورها و مسافرت ها .
•  مراکز درمانی و بهداشتی جهت ایجاد امکان پرسش و پاسخ با پزشکان ، اطلاع از پزشکان موجود در بیمارستان ها ، اطلاع از وضعیت بیماریها و نحوه پیشگیری و درمان ، اطلاعیه ها و خبرهای جدید ، وضعیت بیماران ، اطلاع رسانی اتاق عمل .
•  مراکز خدماتی و تعمیراتی جهت پیگیری وضعیت دستگاهها و اجناس تعمیری ، اطلاع رسانی از انواع خدمات ، اطلاع از زمان رفع خرابی کالاها و ... .
•  مراکز خرید و فروش جهت معرفی موارد فروش بر حسب انتخاب مشتری و هزینه آنها ، موارد موجود جهت اجاره و یا خرید ، پی گیری امور مربوط به اقساط پرداخت نشده ، یاداوری سر رسید اقساط و ... .